Klant geval
Ondersteuning van langdurige- samenwerking met een Italiaanse klant door middel van betrouwbare communicatie
15 april 2021
In april 2021 bleef XuanYi Stainless Steel samenwerken met een langetermijnklant in Italië aan een nieuw inkoopplan voor roestvrij staal.
Dit was geen ingewikkeld project en er kwam geen nieuw product bij kijken. Wat er toe deed, was ervoor zorgen dat de informatie die al tussen beide partijen was uitgewisseld, volledig en correct was voordat de order verder ging.
De klant stuurde bijgewerkte aankoopdocumenten en controleerde of alles goed was ontvangen. Bij internationale bestellingen, vooral als het om meerdere specificaties, offertes en verzenddocumenten gaat, kan zelfs een klein ontbrekend detail de volgende stap vertragen.
Na ontvangst van het bericht hebben we de ingediende informatie gecontroleerd en bevestigd dat dede bestellijst en de bijbehorende documenten waren volledig ontvangen. Vervolgens werden de specificaties opnieuw beoordeeld voordat de offerte- en productievoorbereiding verder gingen.
Het duidelijk houden van de bestelgegevens
Voor klanten op de lange- termijn gebeurt veel werk op kleine momenten als deze.
Er hoeft geen dramatisch probleem te worden opgelost, maar elke specificatie, elk document en elke update moet nog steeds zorgvuldig worden afgehandeld. We controleerden de bestelinformatie aan de hand van de eisen van de klant en bevestigden alles wat verduidelijking nodig had voordat we verder gingen.
Een simpele bevestiging op het juiste moment kan later veel meer werk voorkomen.
Tijdens onze samenwerking met deze Italiaanse klant hebben wij regelmatig contact gehad over offertes, orderdetails en verzendingsvoorbereiding. Als er aanvullende informatie nodig was, werd deze direct bevestigd in plaats van onopgelost te blijven.
In de loop van de tijd werd het proces voor beide partijen vertrouwder en voor elke nieuwe bestelling was minder herhaalde uitleg van de basisinkoop- en documentenstroom nodig.
De waarde van consistente follow-up-
Deze order was een goed voorbeeld van hoe langdurige samenwerking-vaak wordt onderhouden via gewoon werk in plaats van via één grote prestatie.
De productkwaliteit is nog steeds belangrijk, maar dat geldt ook voor de manier waarop met alledaagse details wordt omgegaan. Een ontbrekend bestand, een onduidelijke specificatie of een late reactie kunnen de offerte, productie en levering beïnvloeden, zelfs als het materiaal zelf volledig standaard is.
Voor deze samenwerking was het belangrijkste deel eenvoudigweg het duidelijk houden van de informatie, het reageren wanneer bevestiging nodig was en ervoor zorgen dat de bestelling kon worden voortgezet zonder onnodig heen en weer-en-weer.
Door eerdere bestellingen hadden beide partijen geleidelijk een vertrouwd werkritme ontwikkeld, waardoor elke nieuwe aankoop gemakkelijker te verwerken was.
Sindsdien is XuanYi Stainless Steel klanten in Europa en andere overzeese markten blijven ondersteunen met levering van roestvrij staal en exportcoördinatie.
Samenwerking op lange termijn- komt op deze manier vaak tot stand - niet door één perfecte bestelling, maar doordat veel kleine details elke keer weer op de juiste manier worden afgehandeld.
